Proceso Documental.
Definición: consiste en extraer un documento y un conjunto de palabras para hacer la representación del mismo. Otra definición: se trata del proceso de almacenamiento, memorización y recuperación de la información documental.
1. Establecer la identidad del documento, mediante la descripción bibliográfica (descripción y catalogación).
2. Describir el contenido documental: mediante indización (extrayendo palabras claves representativas) o con un resumen del documento (condensación).
3. Difusión: es la operación para hacer llegar a los usuarios la información que le sirva para resolver sus problemas.
Las tareas básicas son: Selección, Análisis, y Búsqueda.
· Selección documental: Se trata de escoger entre una variedad de documentos aquellos que cubran nuestra necesidad informativa.
· Análisis documental: Son operaciones cuyo resultado consiste en la representación del contenido del documento de forma original, así facilitara su consulta posteriormente. Da lugar a la elaboración de un documento secundario para responder las cuestiones de los usuarios.
Hay dos tipos de operación: Análisis interno (resumen documental) y Análisis externo (descripción bibliográfica).
a) Catalogación: describe el documento para su identificación física.
b) Indización: consiste en extraer los conceptos representativos del contenido de un documento.
Puede ser: manual o automática.
La manual parece mas eficaz en cuanto a la captación y desestructuración de contenidos, el inconveniente es la velocidad y la manual no lee el texto de forma convencional sino, de forma secuencial.
c) Resumen: es una breve descripción del contenido de un documento.
· Búsqueda del documento: es un procedimiento manual, mecánico, automático o intelectual que hay que seguir para obtener aquellos documentos que respondan a cada consulta específica.
Los lenguajes del documento:
1. Lenguaje Natural: se usa en comunicación inmediata, tiene distintos significados para un solo significante.
2. Lenguaje Documental: se utiliza para una comunicación primordialmente un medio, código unívoco y controlado. Ejerce un control léxico que impide usar significantes libres.
La documentación necesita: un estudio previo (localizar, clasificar, analizar y almacenar) y una cuidadosa selección y análisis de los documentos.
Tenemos que tener en cuenta:
I. Evitar ciertas expresiones: según dice el autor, parece que…
II. Excluir gráficos, esquemas, etc.
III. No generar frases fuera de contexto.
IV. No traducir el titulo ni citar los mismos ejemplos que el autor.
V. Evitar sobre todo palabras de otros idiomas.
VI. Utilizar verbos en la forma activa siempre que sea posible.
El crecimiento de documentos hace que sea cada vez mas importante tanto para los lectores de documentos primarios para los secundarios que el contenido del documento sea identificado de forma rápida.
Elementos que intervienen a la hora de seleccionar la información documental:
a. Aportaciones documentalistas
b. Lectura y compresión de cada documento.
c. Analizar los mas importantes.
d. Transformar el documento y evitar su repetición.
e. Crear la selección definitiva y dar forma al documento.
f. Buscar la mejor de las aportaciones documentales.
Fuentes de información:
www.mariapinto.es/alfintra/contenido/ANALISIS_SINTESIS.pdf